05 марта 2016 Летали в командировку, потеряли посадочный талон и не знаете что делать? Как его восстановить, или какой документ-подтверждение о полете предоставить для отчёта в бухгалтерию?

Или потеряли посадочный талон сразу после прохождения регистрации на рейс и не знаете как пройти на посадку в самолёт?

Во-первых, если вы прошли регистрацию на рейс, значит, все данные о вас хранятся на стойках регистрации. Поэтому вернитесь туда, объясните ситуацию и вам выпишут дубликат.

Ну а если посадочный талон необходим вам как подтверждение полёта для отчета перед бухгалтерией, необходимо обратиться в авиакомпанию, рейсом которой вы летали (или в офис или по телефону в контактный центр). Там Вам выпишут справку подтверждающую совершение перелета. Она является заменяющим его документом.

Как правило, такие справки платные, у S7, к примеру, она стоит 800 рублей. Справку могут выдать в течение месяца после полёта. При себе необходимо иметь паспорт, и желательно электронный авиабилет.

Надеемся, теперь вы знаете ответ на вопрос: потерял посадочный талон что делать?

Такой вид документа как посадочный талон является обязательным атрибутом любого туриста. Он подтверждает право конкретного пассажира на посадку в самолет и выдается на основании его регистрации перед полетом. Если вам уже доводилось летать самолётами, то вы знаете, что перед посадкой часть талона отрывают и пассажиру остается только корешок, подтверждающий факт перелёта. Соответственно, без этого корешка на борт самолета вас никто не пустит. Но что делать, если перед самой посадкой вы обнаружили, что упомянутый документ утерян? Не следует паниковать, ведь всегда есть шанс на его восстановление. О том, как восстановить посадочный талон и пойдет речь в нашем обзоре.

Иногда в порыве предвкушения прекрасного отпуска, многие путешественники теряют бдительность. Зона беспошлинной торговли, адреналин в крови тех, кто боится перелетов, вкусный обед в ресторане аэропорта и многое другое способны стать причинами того, что важный документ для посадки на воздушное судно будет утерян.

Если неприятность случилась, то не стоит расстраиваться. Нужно лишь знать порядок действий, какие документы для восстановления талона понадобятся, и кто в этом вопросе вам сможет помочь.

Итак, первым делом оцените, сколько времени до посадки есть в вашем распоряжении. Если вы успеваете, то стоит первым делом найти окошко, где проходит регистрация на ваш рейс и изложить суть проблемы. В течение нескольких минут, после проверки всех документов вам обязательно выдадут дубликат посадочного талона. При этом необходимо будет предъявить паспорт. Проблему решат быстро и эффективно.

В том же случае, когда до окончания посадки остаются считанные минуты, помочь восстановить потерянный посадочный талон могут только стюардессы. Объясните им ситуацию, и они тут же заполнят вручную один из пустых бланков, которые всегда должны быть в наличии.

Все же нужно стараться избегать таких неприятностей, поскольку ваша невнимательность может стать причиной задержки рейса. В том случае, если самолет привязан к смежным рейсам для пересадки, то ждать опоздавшего пассажира никто не будет, и вы останетесь в аэропорту.

Как восстановить для отчётности

Бывают случаи, когда восстановить упомянутый документ нужно для предоставления отчета о командировке. Как правило, с такой необходимостью сталкиваются все те, кто совершает рабочую поездку и хочет получить суточные и командировочные выплаты по месту своей работы. Многие знают, что для возмещения стоимости любых билетов нужно составить отчет по определенной форме, приложив к нему билеты или корешки. Весь пакет сдается в бухгалтерию.

Так вот, если вы попали в неприятную ситуацию и потеряли талон, первое, что вам нужно сделать – это выяснить, кто может помочь в его восстановлении. Сделать это просто. Достаточно всего лишь зайти на сайт авиакомпании, самолетом которой вы летите и в специальном разделе ознакомиться с интересующей информацией.

Как видите, ничего сложного в порядке получения дубликата нет.

Некоторые нюансы

Обратите внимание на то, что по законодательству авиакомпания не обязана выдавать дубликат пассажирам, что потеряли по своей нерасторопности документ. Каждая компания смотрит на эту ситуацию по-разному и правила восстановления у разных перевозчиков могут отличаться. Одни без проблем решат ваш вопрос бесплатно, а за услуги других придется дополнительно заплатить.

Если у вас возникла необходимость подтвердить факт перелета, то вы можете попробовать и обойтись без дубликата посадочного талона. Попробуйте доказать это с помощью таких документов, как справка-счет, накладная, которая выдается транспортным агентством и т.д. Но принять такие доказательства смогут в том случае, если в них отображены ключевые данные о поездке: маршрут, номер проездного документа, стоимость билета и информация о пассажире.

В качестве подтверждения поездки можно использовать и авиабилет с кассовым чеком, который подтверждает его приобретение. Если же вы расплачивались кредитной картой, то можете сделать соответствующую распечатку операций.

Неправильным является мнение, что при покупке билета на самолет онлайн, посадочный билет не выдается. Он является одним из главных составляющих перелета, без которого даже на борт попасть не удастся. Вот и все на сегодня. Теперь вы обладаете полной информацией о том, как восстановить посадочный талон на самолет. Надеемся, что информация пригодится вам в пути, если вы когда-то станете заложником неприятной ситуации.

Как отражаются в учете организации расходы по проезду работника, направленного в служебную командировку, если утеряны посадочные талоны на самолет? Организация направила работника в служебную командировку для участия в конференции по стратегии развития бизнеса, проходящей в другом регионе РФ. Для поездки командированным работником были приобретены авиабилеты в оба конца (в электронном виде) стоимостью 14 160 руб. (в том числе НДС 2160 руб.), которые были оплачены за счет средств выданного для оплаты командировочных расходов аванса. По окончании командировки работник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих командировочные расходы. Однако при составлении авансового отчета выяснилось, что утеряны посадочные талоны, необходимые для подтверждения перелета. Позже работником представлена справка, выданная авиаперевозчиком, подтверждающая факт перелета. Для целей налогового учета доходов и расходов организация применяет метод начисления

Трудовые отношения

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение работодателем расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе расходов по проезду (ст. 167 , ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс, в том числе на оплату расходов по проезду (п. 10 Положения).

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов и произвести окончательный расчет по выданному авансу (п. 26 Положения, абз. 2 п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П). К авансовому отчету прилагаются в том числе документы, подтверждающие фактические расходы по проезду.

Бухгалтерский учет

Выдача наличных денег из кассы под отчет производится на основании заявления подотчетного лица, заверенного личной подписью руководителя организации, и оформляется расходным кассовым ордером (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций). Как указано выше, отчет по израсходованным суммам производится в течение трех дней после выхода на работу сотрудника. Для этого составляется авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) с приложением к нему подтверждающих документов.

Для учета расчетов с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Выдача подотчетных сумм отражается по дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Затраты организации, связанные со служебными командировками работников, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (п. п. 5, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

На дату признания расхода в учете организации в данном случае производится запись по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" (44 "Расходы на продажу") и кредиту счета 71 (Инструкция по применению Плана счетов).

Налог на прибыль организаций

Расходы организации на командировки, в том числе на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, для целей исчисления налога на прибыль признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета руководителем организации (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Командированный в служебную поездку сотрудник обязан отчитаться по возвращении о произведенных расходах. Но что делать, если утерян посадочный талон? Ведь этот документ важен для подтверждения затрат на проезд. Разберемся, как отразить в учете предприятия расходы на перелет в данной ситуации.

По мнению налоговиков, для подтверждения перелета одних лишь билетов недостаточно. Фактически говорить о том, что путешествие состоялось можно только при наличии посадочного талона на имя командированного лица. Именно этот документ позволяет предприятию учесть в затратах по прибыли расходы по авиаперевозкам (Письмо Минфина № 03-03-07/50992 от 01.09.16 г.). Почему?

Потому что талон отмечается при регистрации пассажиров на рейс и документально подтверждает, что человек прошел посадку и воспользовался услугами авиаперевозчика. Но если потерян посадочный талон, как отчитаться? Об этом – далее.

Если потерял посадочный талон – как отчитаться

По возвращении из служебной поездки каждый командированный специалист обязан отчитаться о произведенных денежных расходах. Для этих целей в 3-дневный срок (имеются в виду рабочие дни) физлицо составляет авансовый отчет с приложением первичной документации о затратах. Соответственно, в качестве подтверждений расходов на перелет прикладываются билеты и посадочные талоны к ним. Это мнение налоговики не раз высказывали в своих письмах (Минфина № 03-03-07/50992 от 01.09.16 г. и др.).

Но допустим, что человек потерял талон. Можно ли подтвердить факт перелета иным документом? В этой ситуации сотруднику придется запросить у авиакомпании специальную справку. Архивная форма содержит в себе все сведения о физлице, совершившем полет. Бланк должен быть заверен подписью должностного лица и печатью перевозчика. При наличии такой справки предприятие сможет учесть затраты на проезд в «прибыльных» расходах (Письмо Минфина № 03-03-06/2/28296 от 18.05.15 г.) в противном случае – уменьшить налогооблагаемую базу по прибыли не получится.

Обратите внимание! Поскольку перевозку осуществляет авиакомпания, справка также должна быть выдана от имени этой организации, а не от лица агента (субагента) по реализации билетов.

Что делать, если билет был куплен по интернету

Многие работники предпочитают экономить время и приобретают билеты для поездок через интернет. Бланк такого документа утвержден Минтрансом в Приказе № 134 от 08.11.06 г. Здесь же приведены формы багажной квитанции и купонов (контрольного, агентского и полетного). В зависимости от вида авиакомпании форма талона может несколько отличаться, а если билеты приобретаются через интернет, талон на посадку распечатывается на листе А4.

При этом к авансовому отчету прикладываются билет и электронный посадочный талон для подтверждения затрат на поездку. Следовательно, также при утере талона следует запросить справку из архива авиаперевозчика. Форма должна содержать ФИО пассажира, № и дату его рейса, стоимость полета, маршрут, № посадочного места и др. При составлении справки на иностранном языке требуется выполнить перевод основной информации на язык русский. А чтобы предприятие могло взять к вычету сумму НДС по электронному билету, дополнительно необходимо наличие оформленной по правилам БСО маршрут-квитанции, где налог должен быть указан отдельно.

Сотрудник, вернувшийся из командировки, потерял посадочный талон на самолет. Остальные документы, подтверждающие его нахождение в командировке, в том числе и маршрут/квитанция электронного авиабилета, имеются. Как учесть расходы на проезд в целях налога на прибыль? Будут ли возникать объекты обложения НДФЛ и страховыми взносами?

Налог на прибыль

Все расходы, учитываемые в целях налогообложения, должны иметь документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ). В письме от 01.09.2016 № 03-03-07/50992 Минфин России разъяснил, какими документами подтверждаются расходы на перелет при направлении сотрудника в служебную командировку. В соответствии с п. 84 Общих правил воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требований к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей, утвержденных приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82 , при регистрации пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. Финансисты указали, что поскольку посадочный талон - неотъемлемый документ при регистрации на рейс, документальным подтверждением потребления услуги воздушной перевозки является не только авиабилет, но и посадочный талон. Сам по себе авиабилет вне зависимости от формы, в которой он был приобретен (бумажной или электронной) таким подтверждением не является.

Если посадочный талон потерян, в этом случае нужно взять у авиаперевозчика или его представителя справку, содержащую необходимую для подтверждения перелета информацию. По мнению специалистов финансового ведомства, такая справка может быть принята в качестве документального основания для учета расходов на перелет в целях налогообложения прибыли организаций (письма от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296 , от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 27.02.2012 № 03-03-07/6, от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11, от 21.09.2011 № 03-03-07/33). При отсутствии посадочного талона или справки расходы на проезд к месту командировки и (или) обратно не будут учитываться для целей налогообложения прибыли как не соответствующие положениям ст. 252 НК РФ в части надлежащего документального подтверждения произведенных расходов (письмо Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296).

Отметим, что ранее финансисты не были столь категоричны. Так, в письме от 14.04.2014 № 03-03-07/16777 они отмечали, что действующим законодательством не установлен перечень оправдательных документов, подтверждающих расходы, связанные с проездом работника к месту командировки и обратно. Поэтому указанный перечень может быть определен коллективным договором или локальным нормативным актом, утвержденным руководителем организации. А в письме от 02.04.2014 № 03-03-РЗ/14597 они напомнили, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ обосновать расходы можно в том числе документами, косвенно подтверждающими произведенные затраты.

Таким образом, исходя из положений п. 1 ст. 252 НК РФ, при отсутствии посадочного талона подтвердить факт потребления услуги воздушной перевозки можно документами, свидетельствующими о нахождении работника в месте командирования (приказ о командировке, счета гостиницы и т.д.), и маршрут/квитанцией электронного авиабилета. Но учитывая текущую позицию Минфина России, во избежание возможных споров лучше взять у перевозчика или его представителя справку, подтверждающую факт перелета сотрудника.

НДФЛ

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ компенсационные выплаты, установленные действующим законодательством РФ, в том числе возмещение командировочных расходов, не подлежат обложению НДФЛ. Данной нормой установлено, что при возмещении работнику расходов на командировку в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно. В письме от 05.02.2010 № 03-03-05/18 Минфин России отметил, что компенсация любых расходов в целях освобождения от обложения НДФЛ предполагает их документальное подтверждение. При отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их компенсационный характер и они подлежат налогообложению на общих основаниях.

Как уже было указано выше, документальным подтверждением расходов на перелет в случае утраты посадочного талона может быть справка, выданная авиаперевозчиком или его представителем. Следовательно, при наличии такой справки стоимость перелета, возмещенная командированному работнику, не облагается НДФЛ. Минфин России это подтверждает (письмо от 05.02.2010 № 03-03-05/18).

Отметим, что, по мнению финансистов, подтвердить компенсационный характер возмещения стоимости авиаперелета также могут маршрут/квитанция электронного авиабилета и документы, подтверждающие факт командирования работника. При наличии этих документов даже в случае утраты посадочного талона компенсация расходов на проезд не облагается НДФЛ (письма от 06.03.2012 № 03-04-06/3-57, от 21.03.2011 № 03-04-06/6-49).

Страховые взносы

Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами целевые расходы на проезд до места назначения и обратно. Как видите, данные требования идентичны указанным в п. 3 ст. 217 НК РФ. Следовательно, при утрате посадочного талона компенсация расходов на перелет не будет облагаться взносами при наличии справки авиаперевозчика или его представителя, подтверждающей факт перелета. При отсутствии такой справки обосновать целевой характер расходов на перелет можно с помощью электронного авиабилета до места командирования и обратно и документов, свидетельствующих о факте командирования. Это подтверждается выводами, сделанными ФАС Уральского округа в постановлении от 17.06.2014 № Ф09-3145/14.

В этом деле проверяющие включили в базу для начисления страховых взносов компенсацию расходов на проезд командированных работников компании из-за отсутствия посадочных талонов. Но суды всех инстанций, руководствуясь п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации», указали, что посадочный талон не утвержден в качестве обязательного документа для подтверждения обоснованности командировочных расходов. При приобретении работником электронного билета для поездок в командировки документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности. Факт осуществления перелета работниками подтверждается документами, удостоверяющими их пребывание в командировке: авансовыми отчетами, служебным заданием, командировочными удостоверениями, электронными авиабилетами, полисами страхования от несчастного случая, счетами и чеками на оплату гостиницы и гостиничных услуг.